○川島町電子計算組織運営管理規程
昭和59年6月15日
規程第3号
(目的)
第1条 この規程は、川島町電子計算組織の適正な運営管理を確保するとともに、町民の基本的人権を守り町民の福祉向上のため、行政事務近代化を目指し、電子計算組織を適正に利用することによって効率的行政事務の運営を図ることを目的とする。
(1) 電子計算組織 与えられた処理手順に従い、事務を自動的に処理する電子的機械の組織で町が管理するものをいう。
(2) 電算処理 電子計算組織により情報を記録、作成及び利用することをいう。
(3) 個人情報 町民に関する情報で個人を容易に識別できるものをいう。
(電算処理の範囲)
第3条 個人情報の処理は、町及び町の機関が所掌する事務の範囲で行うものとする。
2 前項の電算処理は、町及び町の機関が事務を処理するために必要かつ最少限のものでなければならない。
(電算処理の制限)
第4条 次の各号に掲げる事項は電算処理してはならない。
(1) 個人の思想、信条、宗教、意識及び身体的特徴に関する事項
(2) 犯罪に関する事項
(3) 人種及び社会的差別の原因となる身分に関する事項
(4) その他住民の個人的秘密を不当に侵害するおそれがあると認められる事項
(職員の責務)
第5条 職員は、個人情報を利用目的以外に使用してはならない。
2 職員は個人情報を取り扱う場合には住民の権利を侵害することのないよう慎重に配慮しなければならない。
3 職員は、電算処理の正確性を確保するため迅速な加除修正を行う等により正確な記録の維持に努めなければならない。
(データ保護管理者)
第6条 町長は、この規程に定めるところに従い、その処理するデータを的確に管理するため、総務課長をデータ保護管理者に指定する。
(データ取扱責任者)
第7条 データ保護管理者は、各課室局等の所管に属するデータを的確に管理するため、当該所管課室局長等をデータ取扱責任者に指定する。
(データ保護連絡会)
第8条 データの的確な管理を推進するため、データ保護連絡会を置く。
2 データ保護連絡会は、データ保護管理者、データ取扱責任者その他データ保護管理者が指定する職員で構成する。
3 データ保護連絡会は、必要の都度開催する。
4 データ保護連絡会は、庶務を総務課内に置く。
(入出力帳票及び媒体の管理)
第9条 入出力帳票及び媒体(ただし磁気ファイルを除く。)の管理については、次の各号に定めるところによる。
(1) 入出力帳票及び媒体の受け払い及び保管については、必要な事項を台帳等に記録する。
(2) 入力用の原票及び媒体の受入れに際し必要な確認措置を行うとともに、処理後は直ちに原課室局等への返却、所定の場所への格納又は廃棄の処分を行う。
(3) 出力の帳票及び媒体の引渡し保管等の取扱いについては必要に応じて関係課室局等と協議の上その方法を決める。
(磁気ファイルのデータの管理)
第10条 磁気テープ、磁気デスク等のうちマスターファイル及びこれに準ずる重要なファイル(以下「磁気ファイル」という。)の管理については、次の各号に定めるところによる。
(1) 磁気ファイルの受け払い及び保管に関する必要な事項を台帳等に記録する。
(2) 磁気ファイルのデータの複写及び消去、磁気ファイルの廃棄、クリーニング等については、その手続を定め内容が第三者へ漏えいすることのないよう注意する。
(3) 磁気ファイルの障害の有無等について定期的に又は随時点検を行う。
(4) 磁気ファイルは、その重要度に応じて耐火金庫へ保管し、又は予備ファイルを作成して別個の施設へ保管する等の措置を講ずる。
(5) データ保護管理者は、データのアクセスを制限する必要がある場合は、そのための技術的措置の整備を図る。
(6) データ保護管理者は、磁気ファイルの重大な障害につき報告を受けた場合は、速やかにその状況につき調査し必要な措置を講ずる。
(ドキュメントの管理)
第11条 データ保護管理者は、システム設計書、オペレーション手順書、プログラム説明書、コードブック等のドキュメントのうち外部に知られることを適当としないものを指定するとともに原則として所定の場所に保管する等の措置を講ずる。
2 データ保護管理者は、指定したドキュメントの外部への持ち出し、複写等についてその管理上必要な手続を定める。
(端末機の取扱い)
第12条 データ保護管理者は、委託先の電子計算機とオンラインで接続する端末機を設置する場合は、データ保護連絡会において検討し決定しなければならない。
2 データ保護管理者は、端末機を設置する課室局の長を端末機管理責任者に指定する。
3 端末機は端末機管理責任者の指示又は承認を受けた者が取り扱う。
4 データ保護管理者は、端末機の使用状況を把握するため必要な措置を講ずる。
5 端末機管理責任者は、定期的に使用状況をデータ保護管理者に報告しなければならない。
(事故発生時の対策)
第13条 データ保護管理者は、事故発生時の対策を定めるとともに、その内容を職員に徹底するように努める。
2 データ保護管理者は、事故が発生した場合速やかに事故の経緯、内容等を調査し復旧のための措置を講ずる。
(業務の委託等)
第14条 データの処理を外部へ委託する場合は、必要に応じデータの取扱いに関する注意事項を覚書にして取り交わすとともに、次の各号に掲げる事項を委託契約書に明記しなければならない。
(1) データの秘密保持に関する条項
(2) 再委託の禁止、又は制限に関する条項
(3) データの目的外使用及び第三者への提供に関する条項
(4) データの複写及び複製の禁止に関する条項
(5) 事故発生時における報告義務に関する条項
(6) 上記各条項に違反した場合における契約解除等の措置及び損害賠償に関する条項
(電算処理委託)
第15条 データ取扱責任者は電算処理を委託する場合必要とする1箇月前までに別紙1号様式により申し出なければならない。
(新規業務の委託)
第16条 データ取扱責任者は、新規業務を委託する場合に、その形態、容量等をデータ保護管理者に報告し町長の承認を得なければならない。
2 データ取扱責任者は、業務の内容を変更、又は廃止しようとする場合は、前項に準じなければならない。
(データ使用の承認)
第17条 現に処理している業務のデータを使用して臨時に資料を作成しようとするときは、そのデータが他課室局等の所管に属する場合には、使用しようとする課室局等の長は、あらかじめそのデータを所管する課室局長等に別紙1号様式により承認を得なければならない。
(データの提供)
第18条 個人情報は、住民の権利又は利益の保護を目的とする場合の他又は法令等に特別の定めがある場合の他、これを外部に提供してはならない。
(委任)
第19条 この規程に定めるものの他必要な事項は、町長が別に定める。
附則
1 この規程は、昭和59年6月15日から施行する。
附則(平成17年訓令第2号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
