○川島町公文例規程
昭和63年3月25日
訓令第1号
(趣旨)
第1条 この規程は、公文書に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 法規文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定に基づき町議会の議決を経て制定し、町長が公布するもの
イ 規則 法第15条の規定に基づき町長が制定し、公布するもの
(2) 議案書及び専決処分書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 議案 町長が、議会の議決を経なければならない事件について、議会の審議を求めるために提出するもの
イ 専決処分 法第179条第1項又は180条第1項の規定に基づき、町長が議会に代わってその議決すべき事件を処分するもの
(3) 令達文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 訓令 町長が所属機関又は職員に対し、権限の行使について指揮するため発する命令で、基本的事項を内容とし、公表するもの
イ 訓 町長が所属機関又は職員に対し、権限の行使について指揮するため発する命令で細目的事項を内容とし、公表しないもの
ウ 通達 上級機関が下級機関に対し、職務上発するもので示達事項等を内容とするもの
エ 指令 個人、団体若しくは下級機関等からの申請、出願その他の要求に基づいて許可、認可、不許可等の処分をし、又は指示するもの及び職権でこれらの者に対し、特定の事項を命令し、若しくは指示し、又は既に与えた許可、認可等の処分を取り消すもの
(4) 争訟文書 行政不服審査法(昭和37年法律第160号)又はこれを準用する他の法令の規定に基づき作成する文書及び訴状、準備書面等の訴訟に関する書面
(5) 公示文書 次に作成する文書
ア 告示、法令、条例等の規定又は職権に基づいて処分し、又は決定したもので公示する必要があると認めた事項を一般の住民に公示するもの
イ 公告、条例、規則及び告示以外で一般の住民に公示するもの
(6) 契約文書、売買、交換、使用貸借、請負、委任その他契約に係る契約書、協定書、覚書、請書、委任状その他これらに類するもの
(7) 普通文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 照会 職務を執行するため、行政機関、個人又は団体に対し問い合わせるもの
イ 回答 行政機関からの照会又は依頼に対し答えるもの
ウ 諮問 所轄の機関に対し、所定の事項について意見を求めるもの
エ 答申 諮問を受けた機関が、その諮問に対して意見を述べるもの
オ 申請又は願 所管の機関に対し、許可、認可、補助等の処分その他一定の行為を求めるもの
カ 進達 経由すべきものとされている申請書、願書、報告書、その他の書類を上級機関へ取り次ぐもの
キ 通知又は通報 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事実、処分又は意思を知らせるもの
ク 報告 上級機関又は委任者に対し、一定の事実、経過等を知らせるもの
ケ 依頼 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事実を頼むもの
コ 協議 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項について相談するもの
サ 届出 一定の事項を行政機関に届け出るもの
シ 勧告 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項を申し出て、ある処置を勧め、又は促すもの
ス その他 請求し、又は建議するもの
(8) 賞状、表彰状、感謝状、証明書その他前各号に掲げる文書以外のもの
(公文書の原則)
第3条 公文書は、次に掲げる基準に基づいて作成しなければならない。
(1) 施策の内容に対して表現が適確であること。
(2) 法令及び条例に適合していること。
(3) 文書として形式が整っていること。
(4) わかりやすく、品位があること。
(用字、用語及び文体)
第4条 公文書に用いる漢字、仮名遣い及び送り仮名については、それぞれ常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)によるものとする。
2 公文書の用語については、おおむね次の基準による。
(1) 特殊な言葉を用いたり、堅苦しい言葉を用いることをやめて日常一般に使われている易しい言葉を用いること。
(2) 名宛人に付ける敬称は、原則として「様」を用いること。
(3) 言いにくい言葉を使わず、口調の良い言葉を用いること。
(4) 音読する言葉は、なるべく避け、耳で聞いて意味のすぐ分かる言葉を用いること。
(5) 音読する言葉で、意味の二様にとれるものは、なるべく避けること。
3 公文書の文体については、おおむね次の基準による。
(1) 文体は、原則として「である」体を用い、普通文書、賞状、表彰状、感謝状等については、なるべく「ます」体を用いること。
(2) 文語体の表現は、なるべくやめて、口語体を用いること。
(3) 文章は、なるべく区切って短くすること。
(4) 文の飾り、曖昧な言葉、回りくどい表現は、なるべくやめて、簡潔で論理的な文章とすること。
(5) 内容に応じ、なるべく箇条書の方法を取り入れ、一読して理解し易い文章とすること。
(左横書きの原則)
第5条 公文書の書き方は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについて作成する公文書については、この限りでない。
(1) 法令等の規定により縦書きと定められたもの
(2) その他特に縦書きが適当と認められるもの
(公文書の形式)
第6条 公文書の形式については、おおむね別記基準による。
附則
この訓令は、昭和63年4月1日から施行する。
附則(平成3年訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成17年訓令第5号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成20年訓令第8号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成22年訓令第12号)
この訓令は、平成23年1月1日から施行する。
附則(平成27年訓令第4号)
この訓令は、平成28年1月1日から施行する。
