○川島町職員の人事記録に関する規程
平成23年3月29日
訓令第3号
(目的)
第1条 この訓令は、職員の人事記録に関して必要な事項を定めることを目的とする。
(人事記録の作成及び記載事項)
第2条 任命権者(任命権者の委任を受けた者を含む。以下同じ。)は、任用、給与、勤務能率、身分保障その他職員の人事管理の適正化を期するために、人事記録を作成しなければならない。
2 人事記録の記載事項は、次に掲げるものとする。
(1) 氏名、住所及び家族(被扶養者)に関するもの
(2) 学歴に関するもの
(3) 採用前の職歴に関するもの
(4) 職務に関して受けた表彰に関するもので任命権者が必要と認めるものの名称、表彰年月日及び表彰者
(5) 処分に関するものでその年月日、内容及び処分権者
(6) 昇任又は昇格に関するもので職名、在級期間及び在級月数
(7) 資格免許で任命権者が必要と認めるものの種類、取得年月日及び登録番号
(8) 休職に関する記録でその期間及び内容
(9) 研修に関する記録でその期間及び内容
(10) 退職事項に関するものでその理由、退職年月日、勤続年数、退職時給料、退職手当及び退職後の連絡先
(11) 異動に関するもの
(12) 給料の決定に関する事項及び給料以外の給与の決定に関する事項で任命権者が必要と認めるもの
(13) 前各号に掲げるもののほか、任命権者が必要と認める事項
(作成方法)
第3条 人事記録は、職員ごとに作成する。
2 人事記録に記載された事項の修正は、訂正、消除又は挿入の方法により、法令又は事実を証明する文書に基づいて行わなければならない。
(1) 職員が任命権者に提出した履歴書
(2) 学校の卒業若しくは在学又は就業の証明書で任命権者が必要と認めるもの
(3) 免許、検定その他資格に関する記録で任命権者が必要と認めるもの
(4) 採用時の健康診断書及び任命権者が必要と認めるその他の健康診断の結果の記録
(5) 人事評価の結果に関する記録で、任命権者が必要と認めるもの
(6) 公務災害に関する記録
(7) 川島町職員の服務の宣誓に関する条例(昭和29年川島村条例第17号)第2条の規定により職員が提出した宣誓書
(8) 職員が任命権者に提出した退職の願出の書面
(9) 地方公務員法(昭和25年法律第261号)第49条第1項又は第3項の規定により交付した処分説明書の写し
(10) 退職手当に関する記録で、任命権者が必要と認めるもの
(11) 前各号のほか、人事に関する記録で任命権者が必要と認めるもの
(保管期間)
第6条 人事記録及び附属書類(以下「人事記録等」という。)は、永久に保管しなければならない。ただし、職員が離職し、又は死亡した場合において、退職年金又は退職手当に関する手続その他人事管理上の事務について保管の必要がなくなったと認められるときは、その時以降保管することを要しない。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、公布の日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現に保管されている職員の人事に関する記録で第2条第2項各号に定めるものに相当するものは、整理されるまでの間は同条各号に定める人事記録とみなす。
附則(平成28年訓令第9号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和3年訓令第4号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
