○川島町住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要綱
平成27年3月31日
告示第38号
(目的)
第1条 この告示は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)に規定する住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)及び住民基本台帳事務における支援措置の適正な管理及び運用並びに町民の個人情報の保護を図ることを目的とする。
(閲覧台帳の調整)
第2条 閲覧に使用する住民基本台帳の一部の写し(以下「閲覧台帳」という。)は毎年2月、5月、8月、及び11月の各月1日現在の住民基本台帳に基づき調製する。
2 閲覧台帳の調製にあたり、住民基本台帳事務における支援措置対象者に係わる部分は、原則として抹消する。
(閲覧台帳の管理)
第3条 町長は、閲覧台帳を町民生活課の事務室内の施錠ができるキャビネット等に保管し、改ざんや抜取りがないか確認を行う。
(閲覧日時等)
第4条 閲覧台帳の閲覧日時等は、次に掲げるものとする。
(1) 閲覧日は、原則として月曜日から金曜日の開庁日とする。ただし、事務に支障があると認められるときは閲覧を実施しない。
(2) 閲覧時間は、午前9時から午後4時まで(正午から午後1時までは除く)とする。
(3) 閲覧は、町民生活課の事務室内の指定された場所にて行うこととする。
(閲覧の予約)
第5条 閲覧台帳の閲覧を申請しようとする者は、閲覧を行おうとする日(以下「閲覧希望日」という。)の属する月の前月の初日から閲覧希望日の2週間前までの間に予約をしなければならない。ただし、町長が特別の理由があると認めたときは、この限りでない。
2 閲覧の予約申請は、町民生活課の窓口又は電話で受け付けるものとする。
3 町長は、閲覧の予約申請を受け付ける際には、申請者に対し法令及びこの告示の趣旨に沿って閲覧申請をするよう説明を行う。
4 執務上の都合や不正な閲覧行為が行われる恐れがある場合には、町長は受け付けした予約の変更及び取消しをすることができる。
(閲覧の申請等)
第6条 法第11条第1項に規定する閲覧を予約した者は、住民基本台帳の一部の写し閲覧申請書兼誓約書(様式第1号。以下「申請書」という。)に、次に掲げる書類を添えて、閲覧希望日の2週間前までに町長に申請しなければならない。
(1) 閲覧の目的を確認できる資料
(2) 閲覧を申請する者(以下「申請者」という。)が法人の場合には法人登記簿の謄本又は登記事項証明書の写し
(3) 申請者における個人情報保護管理に関する資料(プライバシーポリシー等)
(4) 申請者が委託を受けて閲覧する場合には委託契約書の写し及び委託元の誓約書、個人情報保護管理に関する資料(プライバシーポリシー等)を、委託元が法人の場合には法人登記簿の謄本又は登記簿事項証明書の写し
(閲覧の承認)
第7条 町長は、提出された申請書により、閲覧の目的、抽出条件、閲覧事項等が規定に沿ったものであるか審査を行う。
2 町長は、申請された内容を審査した結果、適当と認めるときは、住民基本台帳の一部の写しの閲覧許可通知書(様式第2号。以下「閲覧許可通知書」という。)により申請者に通知する。
3 町長は、申請された内容を審査した結果、適当でないと認める場合には、住民基本台帳の一部の写しの閲覧不承認通知書(様式第3号)により申請者に通知する。
(閲覧の実施)
第8条 閲覧台帳の閲覧をする者(以下「閲覧者」という。)は、当該閲覧許可通知書及び住民基本台帳の一部の写しの閲覧及び住民票の写し等の交付に関する省令(昭和60年自治省令第28号)第1条第3項及び第2条第3項の規定により、官公庁が発行した本人確認書類を提示しなければならない。
2 閲覧者は、閲覧台帳に記載された内容について転記する場合は、住民基本台帳の一部の写しの閲覧転記用紙(様式第4号。以下「転記用紙」という。)により行い、閲覧終了後、町長に提示しなければならない。
3 閲覧者は、次に掲げる事項を遵守するものとする。
(1) 指定された場所でのみ閲覧し、それ以外の場所には立ち入らないこと。
(2) 申請書に記載された閲覧事項以外は閲覧及び転記用紙への転記は行わないこと。
(3) 閲覧台帳の抜取り、破損及び加筆はしないこと。
(4) 閲覧者は、貴重品等は自ら管理し、閲覧席には閲覧に必要な最小限のもの以外持ち込まないこと。
(5) 閲覧者は、閲覧場所では飲食、喫煙、携帯電話の使用をしないこと。
(6) 閲覧者は、写真機又は複写機による閲覧台帳の撮影又は複写若しくは録音機による閲覧事項の録音を行わないこと。
(7) 閲覧台帳及び記入用紙は、許可された場所以外には持ち出さないこと。
(8) 手洗い、昼食等で席を離れる場合は、その間、閲覧台帳及び転記用紙を職員に返却すること。
(手数料の徴収)
第9条 閲覧に係る手数料の徴収は、川島町手数料徴収条例(平成12年川島町条例第4号)の定めるところによる。
(閲覧の中止又は拒否)
第10条 町長は、次の各号のいずれかに該当するときは、閲覧を中止又は拒否するものとする。
(1) 第8条第3項各号に規定する事項を遵守しないとき。
(2) 不当な目的で閲覧することが明らかなとき、又は閲覧により知り得た事項を不当な目的に使用される恐れがあるとき。
(3) 申請書の記載内容に偽りがあることが明らかになったとき、又は閲覧中に不正な行為等が明らかになったとき。
(4) 前各号に掲げるもののほか、町長が執務の妨げになると認めたとき。
(転記内容の確認及び保管)
第11条 町長は、閲覧終了後、閲覧者が転記した内容が申請書の閲覧事項であるかを確認する。
2 町長は、転記された転記用紙の写しを申請書とともに保管する。
(閲覧後の報告等)
第12条 法第11条の2第11項の規定により、町長は閲覧者に対して閲覧事項を記録した転記用紙の使用、保管、廃棄状況等の報告を求めることができる。
2 町長は、閲覧者が調査等の目的で閲覧をした場合は、当該調査等の結果の資料の提出を求めることができる。
3 閲覧者は、前2項の資料の提出を求められたときは、速やかにこれに応じるものとする。
(閲覧状況の公表)
第13条 法第11条第3項及び第11条の2第12項の規定により、町長は毎年1回閲覧状況について公表するものとする。
附則
この告示は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成30年告示第139号)
この告示は、公布の日から施行する。
