(目的)

第1条　この規程は、別に定めがあるもののほか、川島町における文書の取扱いについて、必要な事項を定め、事務の適正確実な処理を図ることを目的とする。

(文書処理の原則)

第2条　文書はすべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

(課長の職責)

第3条　本庁の課長は、常に所属職員をして文書の作成及び取扱いに習熟させ、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう留意し、随時文書の処理状況を調査して事務処理の促進に努めなければならない。

(文書主任)

第4条　本庁の課に文書主任を置き、主幹をもってこれに充てる。

(文書主任の職務)

第5条　文書主任は、上司の命を受け、その課における次に掲げる事務を処理しなければならない。

(文書処理の年度)

第6条　文書は、特別な定めがある場合を除き、会計年度により処理する。

(文書主任会議)

第7条　総務課長は、必要があるときは文書主任会議を招集し、文書事務の連絡調整を図らなければならない。

(総務課における収受及び配布手続)

第8条　総務課に到着した文書及び物品は、次の各号に定めるところにより処理しなければならない。

(執務時間外到着文書の取扱い)

第9条　執務時間外に到着した文書は、日直又は日直が不在のときは、在庁する職員(以下「日直員等」という。)がこれを受領する。

(料金不足文書の取扱い)

第10条　郵便料金の未払又は不足の文書が到着した場合は、総務課長が必要と認めたものに限り、これを受け取ることができる。

(文書の転送及び返送)

第11条　第8条の規定により配布を受けた文書又は職員が出張に際し受領した文書のうち当該課の所管に属さないものがある場合において、所管課が明らかな文書(同条第1項第2号から第4号までの文書を除く。)は直ちに所管課に転送し、それ以外の文書は総務課に返送しなければならない。

(主務課における収受及び配布)

第12条　文書主任は、第8条の規定により配布を受けた文書及び物品並びに直接主務課に持参された文書及び物品を、次の各号の定めるところにより処理しなければならない。

(文書収受の特例)

第13条　収受した文書のうち、定例的で一時に多数受領する文書及び簡易な文書で課長が必要でないと認めたものについては、収受印の押印を省略することができる。

(処理の原則)

第14条　文書は、すべて主務課長が中心となり課の事務担当者において速やかに処理しなければならない。この場合において、主務課長以外の者の決定を要する事案に係る文書の処理については、当該事案の決定権者の指示を受けるものとする。

(文書の処理)

第15条　文書主任は、文書を受け付けたときは、直ちに文書収発簿(様式第7号)に所要事項を記入するとともに当該文書に押印されている収受印の番号欄に文書番号を付し、その上部余白に決裁版(様式第8号)を押した後、これを課長に供覧し必要な指示を受けなければならない。

(口頭又は電話の処理)

第16条　口頭又は電話で受理した事項で、主務課長が認めたときは、その要領を口頭、電話受理票(様式第9号)に記録し、取扱者が記名押印の上、文書として取り扱わなければならない。

(起案要領)

第17条　文書の起案は、別に定めがあるもののほか、起案用紙(様式第10号)を用い次の各号により作成するものとする。

(軽易な文書の起案)

第18条　定例又は軽易な文書は起案用紙を用いず、その文書の余白に処理の要領等を記入して処理することができる。

(回議)

第19条　起案文書は、順次、主査、主幹、課長、参事、技監、会計管理者、副町長及び町長の順に回議しなければならない。

(特殊な文書の取扱い)

第20条　起案文書で施行上特殊な取扱いを必要とするものは、「秘」、「至急」、「議案」及び「要再回」等その要領を指定欄に記し、特に期限のあるものは、その期限を明記しなければならない。

(合議)

第21条　案件が他の課に関連するものは、必ず関係課長(必要に応じて主幹及び主査)に合議しなければならない。

(持ち回り決裁)

第22条　決裁文書で特に急を要するもの及び重要にしてその説明を必要とするものは、持ち回りして上司の決裁を受けなければならない。

(文書の再回付)

第23条　文書の決裁に際し、その要旨を変更されたときは、施行前に関係課に回付しなければならない。廃棄となったときも同様とする。

(決裁年月日)

第24条　起案者は、起案文書について決裁がなされたときは、直ちに起案文用紙所定欄に決裁年月日を記入しなければならない。

(施行文書の文書記号及び番号)

第25条　文書を施行するときは、特別の定めがある場合を除くほか、文書収発簿に必要事項を記入し、次の各号の記号及び番号を記載しなければならない。

(法規・告示等の番号)

第26条　総務課に法規・告示番号簿(様式第11号)を備え、法規文書、公示文書及び令達文書にあってはその種別ごとに年月日、番号及び件名をこれに記入するものとする。

(浄書校合)

第27条　決裁文書で浄書を要するものは、第25条の処理をした後、主務課において浄書校合する。ただし、主務課において浄書することが困難な場合は、総務課において行う。

(公印の押印)

第28条　発送する文書は、浄書及び校合した後、当該決裁文書に添えて公印の管理者に回付し、所定の箇所に公印(重要なものにあっては、割印含む。)の押印を受けなければならない。

(文書の発信者名)

第29条　発送文書は、町長名を用いなければならない。ただし、軽易な文書及び庁内文書にあっては、副町長名又は課長名を用いることができる。

(文書の発送)

第30条　文書及び物品の発送は、総務課において行う。

(文書の整理の原則)

第31条　文書は、常に整然と分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しなければならない。

(文書の整理方法)

第32条　文書はファイリングシステムにより整理するものとする。

(ファイリングシステムによる整理)

第33条　ファイリングシステムによる文書の整理はファイル管理表(様式第13号)のほか、次に掲げる用具を使用して行うものとする。

(ファイル管理表の作成)

第34条　主務課においては、毎会計年度の当初にファイル管理表(様式第13号)を作成しなければならない。

(ファイリングシステムによる文書の管理)

第35条　文書は、ファイル管理表に基づき分類した上、キャビネット又はボックスファイルの中に収められたフォルダーに入れて整理し、及び管理しなければならない。

(未完結文書の保管)

第36条　配布を受けた文書又は起案文書で所定の手続を終わらないもの(以下「未完結文書」という。)は、課において一定の書箱に保管し、常にその所在及び経過を明らかにしておかなければならない。

(未完結文書の進行管理)

第37条　文書主任は、未完結文書があるかどうか調査し、未完結文書があるときは、その処理を促進させるよう努めなければならない。

(完結文書の保管)

第38条　配布を受けた文書又は決裁文書で所定の手続を終わったもの(以下「完結文書」という。)は、会計年度ごとに整理し保管するものとする。ただし、暦年ごとに整理し保管することが適当なものについては、この限りでない。

(文書の編さん)

第39条　完結文書は、係ごとに区分し、文書主任の指導のもとに、次の各号によって編さんし、成冊するものとする。

(文書の保存区分)

第40条　完結文書は、次の6種類に区分して保存しなければならない。

(保存期間の計算)

第41条　文書の保存年限の起算日は、完結の日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに整理する文書の保存年限の起算日は、完結する日の属する年の翌年の1月1日とする。

(例規の編さん)

第42条　主務課は、その事務に関する例規類を編さん保存しなければならない。

(保存文書の監理手続)

第43条　完結文書で編さんを終えた文書は、主務課において、文書保存台帳(様式第16号)に登載し、原則として4月15日までに総務課に送付しなければならない。ただし、秘密文書その他事務の処理上特に必要なものについては、必要な期間中主務課において保管することができる。

(保存文書の管理閲覧)

第44条　保存文書の管理は、総務課長が行い、保存文書の閲覧は総務課長の定めるところに従って行わなければならない。

(廃棄)

第45条　保存期間の満了した文書は、文書保存台帳に廃棄年月日を記載し、廃棄するものとする。

(書庫の管理)

第46条　書庫は、総務課長が管理し、火災及び盗難に留意し、又保存文書は、毎年1回以上整理手入れを行い、虫害及び湿潤の予防に注意しなければならない。

(文書発表の禁止)

第47条　文書は、上司の許可なくして、みだりにこれを他人に示し謄写し又は貸与してはならない。

(文書の持ち出しの禁止)

第48条　文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事情によりあらかじめ上司の許可を得たときは、この限りでない。

(委任)

第49条　この訓令に定めるもののほか文書に関し必要な事項は、町長が別に定める。